Ein Fahrkartenautomat · Gage
Rechnung schreiben als Slammer: Was drauf muss
Samstag, 23:12 Uhr, Bahnsteig 1 eines kleinen Bahnhofs.
Jola, 29, steht vor dem Fahrkartenautomaten, in der Jackentasche die Zusage für ihre erste Gage: 300 Euro plus Fahrtkosten.
Einziger Haken: Der Verein will eine Rechnung, und Rechnung schreiben als Künstler, das hat ihr nie jemand beigebracht.
Der Automat piept.
„Bitte wählen Sie Ihren Tarif.“
Jola muss lachen.
Genau das hat der Moderator vorhin auch gefragt: „Bist du Kleinunternehmerin?“
Sie wusste es nicht.
Drei Wochen später ist das Geld immer noch nicht da.
Nicht, weil der Verein nicht zahlen will.
Sondern wegen zwei Zeilen auf ihrer Rechnung.
Welche das waren, erfährst du am Ende, und Detlef, 64, Kassenwart des Kulturvereins, spielt dabei die Hauptrolle.
Jola und Detlef gibt es so nicht. Aber die Mail „Schick uns bitte eine Rechnung“ und die kleine Panik danach kennen sehr viele, die zum ersten Mal eine Gage bekommen.
Kennst du das?
Du hast auf der Bühne alles gegeben.
Und dann kommt dieser eine Satz per Mail.
Schick uns bitte eine Rechnung.
Plötzlich fühlst du dich wie in einer Prüfung, für die du nie gelernt hast.
Welche Nummer?
Welches Datum?
Muss da Steuer drauf?
Kein Grund zur Panik.
Eine Rechnung ist eine Liste mit ein paar Feldern.
Du baust sie einmal.
Danach dauert jede weitere vier Minuten.
Bitte zuerst lesen
Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er fasst allgemeine, öffentlich zugängliche Regeln zusammen, Stand September 2026.
Steuerrecht ändert sich, und deine Situation kennt nur, wer sie sich ansieht. Verbindlich sind dein Finanzamt und eine Steuerberatung. Viele Industrie- und Handelskammern bieten außerdem kostenlose Merkblätter zu Rechnungen an.
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Heute ziehen wir deine erste Rechnung wie eine Fahrkarte.
Sieben Schritte, dann kommt sie unten aus dem Ausgabefach.
Schritt 1: Warum die erste Rechnung so einschüchtert
Keine Panik
Eine fehlende Angabe ist ein Formfehler, kein Vergehen.
Korrigieren. Neu senden. Fertig.
Es liegt nicht an den Zahlen.
Es liegt an drei Umständen.
Erstens kommt die Bitte ohne Vorwarnung.
Niemand bringt einem das bei, und der Veranstalter fragt meistens erst, wenn er selbst abrechnen muss.
Zweitens klingt Steuerrecht streng, weil es streng formuliert ist.
Tatsächlich ist eine fehlende Angabe meistens kein Drama, sondern ein Formfehler.
Du korrigierst die Rechnung, schickst sie neu, und die Sache ist erledigt.
Drittens fühlt es sich nach Bürokratie an.
Dabei ist eine Rechnung eine sehr alte Kulturtechnik, dazu gleich mehr.
Kurz gesagt:
Ein paar Felder, ein Muster, danach nie wieder Panik.
Das Video ist von 2025, also nach der Reform der Kleinunternehmerregelung.
Achte darauf, welche Angaben dort als Pflicht genannt werden und welche nur als sinnvoll.
Schritt 2: Rechnung schreiben als Künstler – der Griff mit der Vorlage
Vorlage anlegen
Einmal anlegen: etwa 40 Minuten.
Danach pro Rechnung: vier Eingaben.
Jetzt der Teil, für den du hergekommen bist.
Es gibt genau eine Regel, und sie erledigt das Thema für immer.
Bau eine einzige Vorlage mit allen Feldern und ändere darin künftig nur vier Angaben.
Empfänger, Rechnungsnummer, Datum und Betrag.
Alles andere bleibt gleich.
Warum wirkt das so gut?
Weil das eigentliche Problem nicht das Wissen ist, sondern die Wiederholung.
Wer jedes Mal neu nachdenkt, schiebt es auf.
Wer eine Vorlage hat, braucht vier Minuten.
Worin du sie baust, ist fast egal.
Ein Textprogramm und ein PDF-Export genügen für den Anfang.
Wer regelmäßig auftritt, findet günstige Rechnungsprogramme, die die Nummern automatisch mitzählen.
Fang mit einer Datei an und wechsel erst, wenn es dir zu viel wird.
Kein Bullshit: Die erste Rechnung ist die einzige, die Arbeit macht.
Alles danach ist Kopieren und vier Angaben tauschen.
Schritt 3: Welcher Tarif gilt für dich?
Tarif wählen
Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder regelbesteuert?
Tarifübersicht · Stand 2026
Tarif 1 · Kleinunternehmer
§ 19 UStG · § 34a UStDV
Pflicht
- Name und Anschrift von dir und vom Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Art und Umfang der Leistung
- Betrag in einer Summe
- Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
Empfohlen
- Rechnungsnummer
- Leistungsdatum
- Bankverbindung und Zahlungsziel
Tarif 2 · Regelbesteuert
§ 14 Abs. 4 UStG
Pflicht
- alles aus Tarif 1, dazu:
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Empfohlen
- Bankverbindung und Zahlungsziel
Kleinunternehmer-Grenzen seit 2025: 25.000 € Umsatz im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr. Verbindlich: Finanzamt oder Steuerberatung.
Bevor du Felder ausfüllst, klärst du eine Frage.
Bist du Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes oder nicht?
Viele, die gelegentlich Gagen bekommen, fallen unter die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19.
Seit 2025 liegen die Grenzen bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Ob die Regelung für dich gilt, hängt von deinen Zahlen und deinen Angaben beim Finanzamt ab.
Das klärst du dort oder mit einer Steuerberatung.
Die gute Nachricht für Kleinunternehmer:
Seit 2025 gibt es für sie eine vereinfachte Rechnung.
Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dort keine Pflicht mehr.
Trotzdem gehören beide in deine Vorlage.
Die Nummer hilft dir beim Überblick, das Datum dem Veranstalter bei der Zuordnung.
Aber hier kommt der Haken, und er ist teuer:
Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt.
So steht es in Paragraf 14c des Umsatzsteuergesetzes.
Deshalb steht in deiner Vorlage lieber ein Hinweissatz als eine Prozentzahl.
Wer regelbesteuert ist, hat mehr Pflichtangaben, und welcher Steuersatz passt, kann bei künstlerischen Auftritten vom Normalfall abweichen.
Genau das ist die Stelle, an der du vorher fachlich nachfragst.
Achtung, dieses Video stammt von Ende 2023, also von vor der Reform.
Achte darauf, welche Angaben es noch als Pflicht nennt, die für Kleinunternehmer seit 2025 nur noch empfohlen sind.
Diesen Unterschied zu erkennen, ist eine gute Übung.
Schritt 4: Die Felder, eins nach dem anderen
Angaben eingeben
Empfänger · Steuernummer · Datum · Leistung · Betrag · Hinweis · Konto
Pflicht für Kleinunternehmer: 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 · dringend empfohlen: 5 und 9
Fünf Felder sorgen am häufigsten für Rückfragen.
Feld zwei, der Empfänger.
Dort steht der Verein oder die Firma mit Rechtsform und Anschrift, nicht die Person, mit der du gemailt hast.
Feld drei, deine Steuernummer.
Nicht verwechseln mit deiner persönlichen Steuer-Identifikationsnummer, die gehört nicht auf eine Rechnung.
Wer mit Auftritten regelmäßig Geld verdient, meldet die Tätigkeit beim Finanzamt an und bekommt dort eine Steuernummer.
Feld sechs, die Leistung.
„Künstlerische Leistung“ ist zu unbestimmt.
„Auftritt beim Poetry Slam, ein Beitrag von rund fünf Minuten“, dazu das Datum, ist genau richtig.
Feld sieben, der Betrag.
Fahrtkosten stehen in einer eigenen Zeile und mit Beleg, damit klar bleibt, was Gage ist und was Auslage.
Feld neun, die Bankverbindung.
Sie ist keine gesetzliche Pflicht und trotzdem das wichtigste Feld überhaupt.
Ohne Konto kann niemand zahlen.
Bonus: Bei Beträgen bis 250 Euro brutto gibt es eine weitere Vereinfachung, die Kleinbetragsrechnung.
Nimm trotzdem immer die vollständige Vorlage, dann musst du nie überlegen.
Und falls ein Veranstalter per Gutschrift abrechnet, also die Abrechnung für dich erstellt, ist das zulässig, wenn ihr es so vereinbart habt.
Lies sie trotzdem einmal gegen deine Felder.
Schritt 5: Wer hat’s erfunden?
Fahrgastinformation
Die Buchhaltung dahinter ist über 500 Jahre alt.
Die fortlaufende Nummer knapp 200.
1494
Venedig
Luca Pacioli beschreibt die doppelte Buchführung. Erstmals gedruckt, nicht erfunden.
1837
England
Thomas Edmondson führt vorgedruckte, nummerierte Fahrkarten aus Pappe ein.
Kurz ein Blick nach hinten, weil er die Sache leichter macht.
1494 erschien in Venedig die Summa de Arithmetica des Franziskanermönchs und Mathematikers Luca Pacioli.
Darin steckt ein Abschnitt über Buchhaltung, der die doppelte Buchführung erstmals gedruckt beschreibt.
Erfunden hat Pacioli sie nicht, venezianische Kaufleute arbeiteten längst damit.
Er hat sie nur so aufgeschrieben, dass andere sie lernen konnten.
Später schrieb er sogar über Zahlenrätsel und Zauberkunststücke.
Der Urahn deines Formulars war also Mathematiker, Mönch und ein bisschen Zauberer.
Und die fortlaufende Nummer?
Die kennt die Bahn seit fast zweihundert Jahren.
1837 führte der Stationsvorsteher Thomas Edmondson in England vorgedruckte, nummerierte Fahrkarten aus Pappe ein.
Jede Karte hatte ihre Nummer, und am Abend ließ sich nachzählen, was verkauft war.
Sein System setzte sich fast weltweit durch.
Deine Rechnungsnummer macht genau dasselbe.
Sie sorgt für Übersicht, nicht für Kontrolle.
Schritt 6: Warum du die Rechnung trotzdem nicht schreibst
Abfahrtszeit festlegen
Wenn …, dann schreibe ich die Rechnung.
Das Wissen aus den letzten Schritten reicht nicht.
Zwischen Wissen und Tun liegt bei diesem Thema eine berühmte Lücke.
Die Psychologen Peter Gollwitzer und Paschal Sheeran haben 2006 viele Studien dazu ausgewertet.
Es ging um sogenannte Durchführungsvorsätze, auf Englisch implementation intentions.
Der Unterschied ist simpel.
Der eine Vorsatz lautet: Ich will das erledigen.
Der andere lautet: Wenn Situation Y eintritt, dann mache ich X.
In 94 unabhängigen Prüfungen mit mehr als 8.000 Beteiligten zeigte die zweite Sorte einen mittleren bis großen Effekt.
Besonders hilfreich war sie beim Anfangen, also genau dort, wo Rechnungen scheitern.
Ehrlicherweise schwankt der Effekt je nach Bereich deutlich, und bei schwacher Bindung ans Ziel wirkt er schlechter.
Für eine Gage, die du wirklich haben willst, passt er trotzdem gut.
Wie sieht das praktisch aus?
Du bindest die Rechnung an einen Moment, der sowieso passiert.
Wenn ich nach dem Auftritt zu Hause die Jacke aufhänge, dann schreibe ich die Rechnung.
Oder: Wenn ich am Sonntagabend den Kalender öffne, dann schreibe ich alle offenen Rechnungen der Woche.
Entscheidend ist der konkrete Auslöser.
„Irgendwann diese Woche“ ist keiner.
Schritt 7: Der Fahrplan nach dem Auftritt
Beleg entnehmen
Senden. Aufbewahren. Nachfragen.
Damit nichts liegen bleibt, hilft eine feste Reihenfolge.
Die wichtigste Zeile ist die erste.
Noch am Abend notierst du Betrag, Datum und Empfänger, denn später erinnerst du die genaue Absprache nicht mehr.
Die überraschendste ist die letzte.
Rechnungen musst du acht Jahre lang aufbewahren, und zwar lesbar.
Ein Ordner auf dem Rechner und einer aus Pappe genügen dafür völlig.
Und wenn nach vier Wochen nichts gekommen ist, frag freundlich nach.
In Vereinen steckt hinter einer Verzögerung meistens Vergessen und keine Absicht.
Was der Veranstalter zusätzlich zahlt, betrifft dich nicht direkt.
Auf Honorare an selbstständige Künstlerinnen und Künstler führen Veranstalter in vielen Fällen eine Abgabe an die Künstlersozialkasse ab.
Diese Abgabe zahlen sie selbst, sie wird dir nicht abgezogen und steht nicht auf deiner Rechnung.
+++ Info: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können +++ Kleinunternehmer dürfen beim Ausstellen weiter PDF oder Papier nutzen +++ Kleinbeträge bis 250 € sind ausgenommen +++ Stand 2026, Fristen können sich ändern +++
Und die E-Rechnung?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können.
Kleinunternehmer sind beim Ausstellen ausgenommen und dürfen weiter PDF oder Papier schicken.
Die Regeln sind noch in Bewegung, deshalb lohnt sich ab und zu ein Blick auf die Merkblätter der Kammern.
Auch dieses Video ist älter, es stammt von 2021.
Achte vor allem auf den Aufbau der Musterrechnung und vergleiche die Pflichtangaben mit dem Stand von heute.
Das ist der Schritt nach der Rechnung, und auch dieses Video ist von 2021.
Formulare in ELSTER ändern sich jedes Jahr, nimm es als Orientierung für den Ablauf und nicht für einzelne Zeilen.
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Bitte entnehmen Sie Ihre Rechnung
An: den Moderator, per Vorname
→ Kulturverein Beispielstadt e. V. · Am Markt 7 · 12345 Beispielstadt
Bankverbindung: –
→ IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 · zahlbar in 14 Tagen
Drei Wochen nach ihrem Auftritt steht Jola wieder am Automaten auf Bahnsteig 1.
Neben ihr zieht ein Mann mit Aktentasche eine Fahrkarte.
Es ist Detlef, der Kassenwart des Kulturvereins.
Er erkennt sie sofort.
Und er hat ihre Rechnung dabei, ausgedruckt, mit zwei roten Kreisen.
Der erste Kreis sitzt oben links.
Jola hat die Rechnung an den Moderator geschickt, adressiert mit seinem Vornamen, weil man sich eben duzt.
Für den Verein ist das keine Rechnung an den Verein, Detlef konnte sie so nicht sauber verbuchen.
Der zweite Kreis sitzt ganz unten.
Da, wo die Bankverbindung stehen sollte, steht nichts.
Detlef hatte ihr sogar eine Mail geschrieben.
An die Adresse aus ihrer Signatur, ihr altes Uni-Postfach, das sie seit Jahren nicht mehr öffnet.
Jola wird rot.
Detlef lacht.
„Zwei Zeilen“, sagt er.
„Und drei Wochen Warten.“
Noch am selben Abend baut Jola ihre Vorlage.
Empfänger mit Rechtsform, Steuernummer, Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, Rechnungsnummer, Bankverbindung.
Sie braucht vierzig Minuten.
Die nächste Rechnung braucht vier.
Zwei Tage später ist die Gage da.
Und seitdem hat sie niemand mehr an eine Rechnung erinnern müssen.
Nicht, weil sie zuverlässiger geworden ist.
Sondern weil die Datei schon fertig auf dem Rechner liegt.
Also merke:
Eine Vorlage, einmal gebaut.
Vier Angaben pro Rechnung.
Und ein Wenn-dann-Satz, der dich anfangen lässt.
Die Rechnung sichert deine Gage.
Verdienen musst du sie vorher, auf der Bühne.
Dein Fahrkartenautomat zum Mitnehmen
Zum Schluss noch drei Griffe, damit die erste Rechnung keine Hürde mehr ist.
Keiner ersetzt die Beratung, alle nehmen dir die Angst davor.
Griff 1: Die Vorlage einmal bauen
Bau dir eine Vorlage, die du nur noch ausfüllst.
So tippst du nie wieder alle Felder von vorn ein.
Der Automat gibt dann immer dieselbe saubere Fahrkarte aus.
Griff 2: Die Pflichtfelder kennen
Auf jede Rechnung gehören feste Angaben, Schritt für Schritt.
Dazu zählen Name, Anschrift, Datum, Leistung, Betrag und eine Nummer.
Welche Angaben für dich gelten, klärst du vorher einmal verbindlich.
Griff 3: Bei Steuer und Tarif nachfragen
Welcher Tarif für dich gilt, ist kein Ratespiel.
Frag das Finanzamt oder eine Steuerberatung, bevor du schätzt.
Eine kurze Auskunft vorher spart dir später teure Umwege.
Wichtig
Das hier sind allgemeine Hinweise, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, hängt von deiner Situation ab. Hol dir die verbindliche Auskunft beim Finanzamt oder bei einer Steuerberatung.
- Habe ich eine Vorlage, die ich nur ausfülle?
- Sind alle Pflichtfelder gesetzt und fortlaufend nummeriert?
- Weiß ich, welcher Tarif und welche Steuerregel für mich gilt?
- Habe ich im Zweifel vorher nachgefragt statt geschätzt?
- Stimmt der Betrag mit der Absprache überein?
Mini-Übung
Bau heute eine leere Rechnungsvorlage mit allen festen Feldern. Schreib eine Testrechnung über einen fiktiven Auftritt. Markier jedes Feld, bei dem du unsicher bist, und frag es gezielt nach.
